REGLER OG RETNINGSLINJER 1-4

1. Regler for benyttelse af standareal

1.1 Fremlån eller -leje af benyttelsesretten er ikke tilladt, ligesom der ikke må reklameres for firmaer, som ikke er tilmeldt som (med)udstiller, og skriftlig er godkendt af arrangøren.

1.2 Udstillingsstanden skal være færdiggjort og udstillede genstande skal være på plads på de angivne tidspunkter før udstillingen åbner, og nedtagning må ikke finde sted før udstillingen slutter. Udstillingsstanden skal være åben og bemandet i hele udstillingsperioden.

1.3 Udstilleren må under ingen omstændigheder disponere over andet end den tildelte stand, hverken med reklamer, sandwichstandere eller på anden måde. Det er således ikke tilladt at omdele reklamer, benytte levende reklamesøjler, udsende lasershow eller lignende uden for eget standareal. Forbuddet gælder overalt på messeområdet, såvel inden- som udendørs. Det er heller ikke tilladt at anbringe produkter, dekorationer, inventar eller lignende på gang- og/eller friarealer.

1.4 Odense Congress Center har eneret på at servere mad og udskænke drikkevarer inden for udstillingsområdet. Udlevering af smagsprøver må kun finde sted efter Odense Congress Centers forudgående godkendelse. Årsagen hertil er, at Odense Congress Center er ansvarlig for, at de danske myndigheders love og regler, herunder miljø- og hygiejnekrav fra levnedsmiddelkontrollen og bevillingsloven, overholdes i hele udstillingsområdet. Det er derfor kun tilladt at etablere udskænknings- og serveringsområder på standene efter Odense Congress Centers godkendelse og kravspecifikation. Dermed er du og dit firma automatisk dækket ind under Odense Congress Centers spiritusbevilling, ligesom vi har sikret os, at reglerne for opbevaring og servering af levnedsmidler er overholdt. Udstillerne må under ingen omstændigheder sælge mad eller drikkevarer. Se afsnit 4.

1.5 Erhvervsministeriets bestemmelser vedrørende udstillingsdeltagelse skal overholdes. Regler og retningslinier fastsat af Arbejdstilsynet, brandmyndigheder og eventuelt andre offentlige instanser skal nøje overholdes, og personale herfra skal have uhindret adgang til standarealet, og deres henstillinger skal følges.

1.6 Forsikring: Odense Congress Center påtager sig ikke noget ansvar (hverken direkte eller via forsikring) for det udstillede materiel. Vi anbefaler at der tages kontakt til udstillers eget forsikringsselskab med hensyn til forsikring af egne eller lejede udstillingsgenstande. Vi gør samtidig opmærksom på, at erhvervsansvars-, virksomheds- og transportforsikringer kun efter særlig aftale dækker skade under transport, af- og pålæsning samt simpelt tyveri under messen. Desuden er det et krav i alle erhvervsansvarsforsikringer, at der foretages en særlig afskærmning af arbejdende (farlige) udstillingsgenstande.

1.7 Udstillede maskiner, anlæg og apparater af enhver art skal være forsynet med forskrevne sikringsdele, uanset om de er i drift eller ej. Al tilslutning til el og/eller trykluft skal være i overensstemmelse med gældende normer/regler.
Demonstrationer, der udvikler støv, røg, damp, lugt, gas m.v. må kun foretages, såfremt forureningen effektivt fjernes.

1.8 Gulvarealet i hallerne skal beskyttes i videst muligt omfang. Ved enhver form for spild skal gulvet afdækkes, ligesom der til gulvbelægning kun må benyttes speciel tape, som kan købes i Teknisk Service. Kørsel i hallerne med lastbil må kun ske efter aftale, og alle biler med motoren i gang skal have påmonteret slange fra udstødning og ud i det fri.

1.9 Udstillede genstande og materiel af enhver art henstår for udstillers ansvar og risiko, ligesom transport til, fra og på udstillingsarealet sker på udstillers foranledning og eget ansvar og risiko. Udstilleren er ansvarlig for skader på personer, ting og lokaler forårsaget af udstiller, dennes personale og materiel.

1.10 Benyttelse af standarealet er i øvrigt betinget af, at udstilleren overholder givne regler. Overtrædelse kan medføre, at udstiller bortvises, ligesom dette kan ske, såfremt arrangøren skønner at udstiller og/eller dennes personale optræder upassende eller i strid med god markedsføringsskik. Ved bortvisning kan arrangøren frit disponere over udstillingsarealet, uden at udstillers betalingspligt bortfalder.

1.11 Personale fra offentlige myndigheder eller fra Teknisk Service skal altid have mulighed for at komme ind på din stand. Eventuelle påtaler fra myndigheder eller fra Teknisk Service skal altid efterleves.

2. Regler vedrørende opbygning/udformning af stande samt retningslinjer for brug af standmateriel

2.1 Mindst 50 % af facadearealet mod hvert gangareal skal være åbent. Der må ikke bygges udenfor det lejede areal.

2.2 Udstilleren er ansvarlig for indretning af standarealet. Desuden er udstilleren pligtig til at holde standen åben samt have den forsvarligt bemandet i udstillingsperioden. Regler, fastsat af Odense Congress Center, Beredskab Fyn og/eller andre myndigheder, skal overholdes.

2.3 Opbygningens udformning må ikke genere de omkringliggende stande, hverken med lys, laserstråler, lyd/højttaleranlæg, larmende optræden, udekorerede hvide standvægge m.v. Brug af højttalere, forvisning af film, lysshow m.v. må kun finde sted, hvis det ikke generer de omkringliggende stande. Det skal bemærkes, at støjniveauet 1 m fra standen ikke må overstige 85 dB(A).

2.4 Opbygning af arealets yderkant må max. være 2,5 m høj og derefter stige i en vinkel på 45o ind mod arealets midtpunkt. I tilfælde, hvor der ønskes afvigelse fra dette, skal der indsendes tegning til Teknisk Service til endelig godkendelse.

2.5 Opbygning (og nedtagning) af standareal skal ske under hensyntagen til sikkerhed for personale og besøgende.

2.6 Udstilleren skal være indforstået med at overholde de tidsfrister, som fastsættes af arrangøren til hvert enkelt arrangement. Ved overskridelse af tidsfrister er udstiller pligtig at betale ekstra omkostninger til evt. ekstra personaleforbrug.

2.7 Stande i to etager (overbygning) tillades kun efter forudgående aftale med messens arrangør samt Teknisk Service i Odense Congress Center. Tegning skal fremsendes og Beredskab Fyn træffer endelig afgørelse i hvert enkelt tilfælde. Stande hvorpå der etableres 1. sal (overbygning) skal forsynes med sprinkleranlæg. Læs venligst afsnit 3. Beredskab Fyns regler.

2.8 Der må i standopbygningen ikke indgå materialer som f.eks. pap, papir, tekstiler, plastprodukter m.m. som er let antændelige, eksplosive eller ved brand udvikler giftige luftarter. Ingen materialer må være mere brandbare end træ. Gardinstoffer skal således imprægneres mod brand ifølge Beredskab Fyns og producenternes anvisninger. For alle hovedledninger, som bestilles i forbindelse med tilslutning til egne maskiner eller anden installation, kræver Stærkstrømsregulativet, at den fremførte hovedledning afsluttes i et CEE-/Eurostik.

2.9 Det er absolut forbudt at slå søm og skrue direkte i standplader og skiltefriser. Ligeledes er det forbudt at male/skrive på standmateriellet.

2.10 Ophængning kan foretages ved hjælp af diverse beslag, som kan lånes/købes i Teknisk Service. Vær opmærksom på, at lånt beslag m.m. skal afleveres i Teknisk Service efter brug/messen - i modsat fald bliver det faktureret. Ophængning (af lettere materiale) kan evt. også ske ved hjælp af specialtape, som kan købes i Teknisk Service.

2.11 Bemærk, at al tape m.m. skal være fjernet fra plader, friser og gulv ved aflevering af standen - i modsat fald bliver De faktureret for en ny standplade som følger:
Standplader kr. 500,-.
Friser kr. 200,- pr. lbm.
Gulv og øvrige materiel efter regning.
Priserne er ekskl. moms og er også gældende ved enhver anden form for beskadigelse og tilsmudsning af materiel.

2.12 Aflevering af standareal efter brug. Standarealet skal være ryddet for affald ved aflevering efter brug/messen, og affald skal være anbragt i dertil beregnede affaldsbeholdere/containere. Ligeledes skal gulvet være rengjort, og evt. taperester være fjernet. I modsat fald vil udstiller blive faktureret for oprydning/rengøring.

2.13 Myndighedsregler. Vi gør venligst opmærksom på at nævnte regler, byggetekniske regler samt regler fastsat af Beredskab Fyn og/eller andre myndigheder skal overholdes.

Endvidere henvises til myndighedernes regler omkring transportable konstruktioner:
Bygningsreglementets bekendtgørelse 880.
Pdf fil: http://bygningsreglementet.dk/vejledning-til-transportable-telte-og-konstruktioner.pdf Søge side: http://bygningsreglementet.dk/#
Stande med 1. sal samt høje scener/podier og telte: Jf. Byggeloven skal materiel, der anvendes til opbygning af følgende konstruktioner være certificeret.
• Stande i flere etager hvorpå der færdes personer
• Scener, podier, gangbroer, ”tårne” over 1,0 meter i højden målt fra gulv i hallen til overkant af konstruktionen.
• Scener med overdækninger
• Forsamlingstelte på over 50 m2
Der skal kunne fremvises dokumentation herfor såfremt myndighederne forlanger dette.
Alternativt kan der ansøges om byggetilladelse hos bygningsmyndighederne, hvis materiellet ikke er certificeret. Dette gøres hos:
Byg & Miljø
Odense Kommune • Flakhaven 2 • 5000 Odense C • Tlf.: 7873 3615
Kontaktes via NEM ID eller Digital Signatur.
Udstillingsledelsen alene træffer afgørelse i tvivlstilfælde
- og kan foranledige, at opbygning der overtræder ovennævnte regler, tages ned.
I tvivlsspørgsmål kan Teknisk Service kontaktes.

3. Regler for brand og sikkerhed. Opbygning og biler.

En brand på en messe vil selvfølgelig være katastrofal, og derfor skal du kende til Beredskab Fyns regler: Beredskab Fyn skal godkende messen, og beredskabsinspektørens anvisninger og påbud skal altid følges
En messe/udstilling i Odense Congress Center er omfattet af Beredskabsloven med tilhørende driftsmæssige forskrifter.
Nedenstående information er Beredskab Fyns supplement til Beredskabsstyrelsens Driftsmæssige forskrifter for hoteller m.v., plejeinstitutioner, forsamlingslokaler, undervisningslokaler, daginstitutioner og butikker. De vejledende bestemmelser i informationen, er udarbejdet i samarbejde med Beredskabsmyndigheder i 5 andre kommuner.
Vedr. standopbygning i 2 etager – kontakt Odense Congress Center hurtigst muligt.

3.0 Brandbare stoffer
Brandvæsenet kræver, at der ikke må anvendes papir, lærred, hessian eller andre letantændelige eller brandbare stoffer, medmindre disse er imprægnerede mod brand efter nærmere godkendelse af brandvæsenet. Brandfarlige væsker og celluloidvarer må kun forefindes efter brandvæsenets særlige tilladelse. Godkendelse og yderligere oplysninger ved henvendelse til Odense Congress Center.

3.1 Sprinkling
Hallerne er forsynet med et sprinklersystem. Ønskes der overdækning af stande, skal overdækningen som udgangspunkt bestå af et materiale der er brandimprægneret og 80 % vandgennemtrængeligt. Stande der ønskes overdækket med IKKE vandgennemtrængeligt materiale som overstiger 15 m2 skal sprinkles.
Tegninger til godkendelse af opbygningen, og dokumentation på vandgennemtrængelighed af overdækning skal fremsendes til Odense Congress Center inden deadline for tekniske bestillinger.
Dokumentation på overdækning skal opbevares på standen og kunne fremvises på forlangende.
Alle stande, hvor der indgår busser, campingvogne, containere og lignende, eller bygges i 2 etager, skal vurderes separat af Odense Congress Center, med henblik på eventuel sprinkling eller etablering af særligt brandberedskab.
Sprinklingen skal udføres af Odense Congress Center’s eksterne leverandør. Udgift hertil afholdes af udstiller. Alternativt kan udgift til brandberedskab påregnes, såfremt Beredskab Fyn skønner, at denne løsning bruges i forbindelse med arrangementet.
Endvidere skal egnet slukningsmateriel forefindes synligt monteret på standen.
Odense Congress Center forbeholder sig ret til at afvise forespørgsel om fast overdækning, i tilfælde af, at omfanget af faste standoverdækninger i den samlede udstillingshal udgør over 25 %.

3.2 Nødudgange og brandslanger
Regler og retningslinjer 1 - 4
Odense Congress Center ● Ørbækvej 350 ● 5220 Odense SØ ● Tlf. 6556 0100 ● Fax 6556 0299
Ingen udstiller må beklæde, skjule eller lukke nødudgange, vandfyldte slangevindere og brandalarmer. Du må heller ikke placere udstillingsgenstande i gangarealer eller foran nødudgange.
I lukkede rum, hvor der gøres fast ophold (møderum, kontor o. lign.) skal der altid etableres to udgange. Depot, tekøkken og lign. Kræver kun én udgang.
Egnet slukningsmateriel skal forefindes synligt monteret på standen.

3.3 Standopbygning og dekorationer
Krav til beklædninger, dekorationer og øvrige materialer til opbygning af standen, er beskrevet i de Driftsmæssige forskrifter.
Gulve på standen kan dog, efter Beredskabsmyndighedernes vurdering, tillades beklædt med svært antændelige materialer, mens gulve i gangarealer ikke må beklædes med materiale ringere end lokalernes normale gulvbelægning.
Dekorationer og scenografi i letantændelige materialer, skal brandimprægneres (dokumentation skal forevises på forlangende), eller være tilstrækkeligt fugtet.
Se i øvrigt Driftsmæssige forskrifter for hoteller m.v. plejeinstitutioner, forsamlingslokaler, daginstitutioner og butikker på:
http://brs.dk/forebyggelse/brand/driftmaessigeforanstaltninger/reglerogvejledninger/Pages/Reglerogvejledninger.aspx

3.4 Brandbare gasser (F-gas, Acetylen m.m.)
Medbringes F-gas (flaskegas) eller trykflasker af anden art på en udstilling, skal dette anmeldes til Odense Congress Center. Samme deadline som for tekniske bestillinger.
Midlertidige gasinstallationer, er omfattet af Gasreglementets afsnit B-5. Den driftsansvarlige skal fremvise den i reglementets bilag 1 viste kontrolattest, omfattende alle gasinstallationer i lokalerne. Attesten udfyldes af autoriseret gas-installatør.
Acethylen-flasker må, grundet deres egenskaber (ustabile), ikke placeres i hallerne.
Fyldte gasflasker skal fjernes fra messeområdet, til opbevaring i det fri, ved udstillingens daglige ophør, samt ved brand/alarm.
Kontakt Odense Congress Center for henvisning til sikkert opbevaringsområde.
Flasker der alene tjener dekorative formål, skal være fabriksnye og tomme.
Se i øvrigt Gasreglementets afsnit B-5 på: https://www.sik.dk/erhverv/gasinstallationer-og-gasanlaeg/love-og-regler/gasreglementet-overgangsperiode-indtil-udgangen-2019#

3.5 Brandfarlige væsker
I hallerne må der ikke være beholdere med eksplosive og brandfarlige væsker.
3.6 Motorkøretøjer på standen

Er der motorkøretøjer på standen, skal dette anmeldes til Odense Congress Center. Samme deadline som for tekniske bestillinger.
Biler/lastbiler/varevogne:
Benzin: Mængden af brændstof i køretøjet skal begrænses til ca. 5 liter.
Diesel: Såfremt dieseltanken er lavet i et materiale som smelter under brand, fx aluminium, komposit eller lignende materiale, skal indholdet af diesel i tanken være begrænset til max 5 liter.
Hvis dieseltanken er lavet i et materiale som ikke smelter under brand, fx stål, skal tanken være fuld.
Regler og retningslinjer 1 - 4
Odense Congress Center ● Ørbækvej 350 ● 5220 Odense SØ ● Tlf. 6556 0100 ● Fax 6556 0299
Afstand mellem hver bil skal være mindst en meter. Det svarer til, at bildøren kan åbnes helt uden at ramme den næste bil. Odense Congress Center forbeholder sig retten til at afvise biler, der ikke er anmeldt.
For ”almindelige” fabriksfremstillede eller typegodkendte biler, kan køretøjets polsko/batteri forblive monteret. Andre køretøjer, herunder ikke typegodkendte, må ikke stå med spænding på, efter daglig afslutning af messen.
Køretøjer med ekstern strømforsyning uden ladefunktion, må ikke stå med spænding på, efter daglig afslutning af udstillingen.
Ladning på batterier: området skal indrettes i henhold til DBI forskrift 21, stk. 3.3., om anvendelse af motorredskaber i erhvervsvirksomheder.
Brintkøretøjer må ikke udstilles med brint i tank eller lignende.
El-biler skal, ved udstilling, have placeret egnet slukningsmateriel på standen.
Runderinger:
Hvis der på udstillingen er én lastbil, eller flere biler, herunder trækkere uden hænger, (mere end 3) skal der etableres vagtordning uden for udstillingens åbningstid.

3.7 Brug af åben ild
Brug af åben ild, herunder enhver form for levende lys, til dekorativt brug, må ikke forefindes på udstillingsstande.
Brug af åben ild på stande, kan tillades efter skriftlig ansøgning til Odense Congress Center. Det er en forudsætning for eventuel tilladelse, at det produkt der skal demonstreres, af hensyn til demonstrationens effekt, er afhængig af anvendelse af åben ild. På standen skal der placeres egnet slukningsmateriel.
Brug af åben ild, herunder levende lys, kan normalt accepteres i messecentrets generelle serveringsområder, bord-/stoleopstillinger og lignende områder, uden udstillede genstande og letantændelige dekorationer. Her kræves ikke yderligere slukningsmateriel. Ønskes levende lys på stande skal der ansøges Odense Congress Center om dette.
Brug af bioethanol-pejse og lignende produkter kan tillades, på betingelse af, at de er opsat/installeret i henhold til leverandørens anvisning, og at leverandørens øvrige sikkerhedsbestemmelser overholdes. Inden for messens åbningstid må der ikke foretages nogen form for omhældning. Der må ikke forefindes reservelager for væsker på standen og pejsens brandkammer skal overdækkes ved lukketid, såfremt der stadig er væske tilbage. På standen skal forefindes egnet slukningsmateriel.

3.8 Overnatning i hallerne af mennesker og dyr
Der må ikke overnattes i hallerne når disse er i brug til messer, udstillinger eller lignende.

3.9 El-sikkerhed
Sikkerhedsstyrelsen fører løbende skærpet tilsyn med elinstallationer i lokaler, hvor der kan forsamles mere end 150 personer. De bestemmelser som er gældende, gælder også for eks. udstillere i lokaler. Overholdes de generelle sikkerhedsbestemmelser ikke, kan Odense Congress Center se sig nødsaget til at afbryde el-forsyningen til standen. Eventuelle følgeomkostninger i denne forbindelse er Odense Congress Center uvedkommende.
Se i øvrigt regler for elsikkerhed samt Elsikkerhedsloven på:
http://elsikkerhedsregler.dk/

3.10 Særlige standkonstruktioner
Det er udstillers forpligtelse at sikre, at egen standkonstruktion er i overensstemmelse med gældende byggelov. Det gælder især når:
• du vil bygge en stand i 2-etagers højde
• der indgår høje podier i standopbygningen, konstruktioner og lignende, der belastes med tungt gods.
I særlige tilfælde skal du søge om godkendelse hos bygningsmyndighederne.
Se evt. pkt. 2.13 eller Pdf fil: http://bygningsreglementet.dk/vejledning-til-transportable-telte-og-konstruktioner.pdf Søge side: http://bygningsreglementet.dk/#
Du bedes altid fremsende tegninger for godkendelse af standopbygning til Odense Congress Center.

4. Fødevarer
Som udgangspunkt er det ikke tilladt at tilberede mad på standen eller servere mad fra udefra kommende leverandør i Odense Congress Center.
Årsagen hertil er bl.a., at Odense Congress Center er ansvarlig for, at de danske myndigheders love og regler, herunder miljø- og hygiejnekrav fra Levnedsmiddelkontrollen og Bevillingsloven overholdes i hele udstillingsområdet.
Odense Congress Center skal altid ansøges om tilladelse i forbindelse med servering af mad samt udskænkning af drikkevarer på udstillingsområdet. Udlevering af mad samt smagsprøver må kun finde sted efter Odense Congress Centers forudgående godkendelse.
Det vurderes og besluttes - i hvert enkelt tilfælde - af Odense Congress Center, og det er ene og alene Odense Congress Center, der kan træffe beslutningen om dispensation og ingen andre.

4.1 Dispensation
Der kan dispenseres til udlevering af fødevarer på standen, såfremt en række retningslinier og krav er overholdt. Der gælder differentierede krav for dispensation i nedenstående tilfælde.

4.2 Tilberedning af mad af færdigforarbejdede råvarer
Færdigforarbejdede fødevarer er f.eks.: Pølser, bake-off, soft-ice, fabriksforarbejdede frostvarer med mere.
Dispensation til håndtering og servering kan kun gives i tilfælde, hvor udlevering og håndtering af fødevarer fra standen udføres af personale med hygiejnekursus. Der skal være etableret vand og afløb på standen, fødevarer skal være sporbare tilbage i leverandørkæden. Opbevaring af råvarerne på standen skal overholde gældende regler – herunder temperatur, rengjorte flader, ingen fødevarer på gulv, osv.

4.3 Tilberedning af mad af ferske råvarer
Ferske råvarer er f.eks.: Kød, fisk, fars, pandekager, fremstilling af dej. Generelt fødevarer med høj bakterierisiko.
Det er et krav at alle råvarer købes af Odense Congress Center og forarbejdes i Odense Congress Centers køkkenfaciliteter af Odense Congress Centers personale.
Ønsker du f.eks. at stege frikadeller på standen skal fars købes via OCC.
Dispensation til håndtering og servering kan kun gives i tilfælde, hvor udlevering og håndtering af fødevarer fra standen udføres af personale med hygiejnekursus. Der skal være etableret vand og afløb på standen, fødevarer skal være sporbare tilbage i leverandørkæden. Opbevaring af råvarerne på standen skal overholde gældende regler – herunder temperatur, rengjorte flader, ingen fødevarer på gulv, osv.

4.4 Servering af mad/drikke leveret af ekstern leverandør uden tilberedning
Mad/drikke leveret af ekstern leverandør er f.eks.: Kagemand, frugt, sandwich, catering af enhver art, kaffevogn, med mere.
Da forespørgsler i denne kategori spænder bredt vil Odense Congress Center vurdere kriterierne for dispensation fra forespørgsel til forespørgsel.

4.5 Håndtering af fødevarer inden for bagatelgrænsen
Fødevarer inden for bagatelgrænsen er f.eks.: Bolcher, peanuts, popcorn, sodavand, og lignende.
Her er det IKKE nødvendigt at søge dispensation ved Odense Congress Center.
Generelt må der, for alle fødevarer uden for bagatelgrænsen, påregnes et gebyr til Odense Congress Center (”prop penge”) i forbindelse med dispensation af mad serveret på standen.
Odense Congress Center alene træffer afgørelse om dispensation.

Odense Congress Center ● Ørbækvej 350 ● DK-5220 Odense SØ ● Tel. +45 6556 0100 ● E-mail: teknik@occ.dk